○三木町庶務規則

昭和47年5月20日

規則第5号

目次

第1章 総則(第1条・第2条)

第2章 削除

第3章 公印(第5条―第9条の3)

第4章 文書(第10条―第35条)

第5章 服務

第1節 服務心得(第36条―第45条)

第2節 非常心得(第46条―第49条)

第3節 当直(第50条―第60条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規則は、別に定めるもののほか、三木町の事務処理及び服務に関する根本基準を確立することにより、職務の合理的かつ能率的な遂行を図ることを目的とする。

(職務遂行の原則)

第2条 職員は、職務の遂行に当たっては、常に職員相互の連絡と協調を図り、かつ合理的な計画をたて、適確迅速に事務を処理しなければならない。

第2章 削除

第3条及び第4条 削除

第3章 公印

(公印の種類及び保管者)

第5条 公印の種類は、次の表の左欄に掲げるとおりとし、その保管者は、それぞれ当該右欄に掲げる者とする。

区分

公印の種類

公印保管者

庁印

町印

総務課長

職印

町長印

総務課長

町長印(課、出張所専用)

当該課長

出張所長

町長印(宿日直専用)

住民健康課長

副町長印

総務課長

会計管理者印

会計管理者

町長職務代理者印

総務課長

町長職務代理者印(宿日直専用)

住民健康課長

課長印

総務課長

(保管の方法)

第6条 公印保管者は、公印を厳正に取り扱い、使用しない場合には堅牢な容器に納め、錠を施し正確に保管しなければならない。

2 公印は、特に保管者の承認を受けた場合のほか、保管場所以外に持ち出してはならない。

(公印の調製、改刻及び廃棄)

第7条 公印の新調、改刻又は廃止は、総務課においてしなければならない。

2 不用となった公印は、総務課において公印台帳に必要事項を記入し、廃止手続をしなければならない。

(公印台帳)

第8条 総務課長は、公印台帳を備え、公印の種類、印影その他必要な事項を登録しておかなければならない。

(公印の使用)

第9条 公印を使用するときは、公印保管者に決裁文書等を提示し、その承認を受けなければならない。

2 公印の使用は押印による。ただし、多量に公印の押印を要する文書のうち、町長が特に必要があると認めるものについては、公印の印影を印刷することにより公印の押印に代えることができる。

(電子計算組織による公印)

第9条の2 電子計算組織を利用して証明、通知等を行う文書のうち、町長が特に必要があると認めるものについては、公印の印影を電子計算組織に記録し、当該印影を当該文書に打ち出して公印の押印に代えることができる。

2 主管課長は、前項の規定により公印の印影を電子計算組織に記録した場合は、印影の改ざんその他の不正な使用を防止するため、当該公印の印影のデータを適正に管理しなければならない。

(印影の縮小)

第9条の3 第9条第2項ただし書及び前条第1項の場合において、公印の印影を使用する文書の都合により公印の寸法により難いときは、当該印影を縮小して使用することができる。

第4章 文書

(文書取扱いの基本)

第10条 文書は、正確かつ迅速に取り扱い、常に整理し最も能率的に処理しなければならない。

(簿冊等)

第11条 文書の取扱いに必要な簿冊は、おおむね次のとおりとする。

(1) 文書発送簿

(2) 金券受理簿

(3) 郵便切手受払簿

(4) 書留郵便受理簿

(5) 法規雑誌整理簿

(6) 文書貸出簿

(7) 秘密文書処理簿

(8) 完結文書引継簿

(9) 特殊文書処理簿

(秘密文書取扱責任者)

第12条 秘密文書取扱責任者は、総務課長とする。

(文書の収受、配布)

第13条 役場に到着した文書及び物品等は、原則総務課において受領し、次の各号に掲げる手続を経た上で配布しなければならない。

(1) 普通文書は、即時開封して主管課長に配布し、主管課長は収受手続を行い、総務課長が定める文書の閲覧区分に従い、閲覧に供する。

(2) 前号の文書中、次に掲げる軽易なものは、開封を行わず主管課長に配布する。

 軽易な文書、広告、ビラ等

 新聞、雑誌、パンフレツト

 開封できない文書(親展、私信)

 謄抄本交付申請書

 金券

(3) 親展及び私信文書は、封かんのまま名宛人に送付する。

(4) 名宛人に配布した前号の文書でその内容が一般文書として取り扱うべき性質のものであるとき、主管課長は、一般文書の手続をとらなければならない。

(5) 金券は、金券受理簿に登載の上、配布し受領印を徴するものとする。

(6) 訴願書、異議の申立書等、その受領の日時が権利の得喪、又は変更に関係のある文書は第1号の規定により取り扱うほか、受領の日時を文書の余白に記入し、その封筒を添付して配布する。

(7) 電報は、受領後直ちにその文書の余白に受付の日時を明記して、特殊文書処理簿に登載した後、主管課に配布し、受領印を徴する。

(8) 物品は、特殊文書処理簿に登載の上、主管課に配布し、受領印を徴する。

(9) 書留郵便物は、書留郵便受理簿に登載した後、主管課に配布し、受領印を徴するものとする。

(10) 受領した文書で本町宛の文書でないものがあるときは、その文書に付せんして返戻又は転送の手続をとらなければならない。

2 前項の規定により主管課に配布すべき文書で複数の課に関係のあるものはその最も関係の深い課に配布しなければならない。また当該文書を配布された課は速やかに関係課に当該文書の写を送付するか、又は関係課長の閲覧に供しなければならない。

3 職員が第1項の規定による手続を経ない文書又は物品を受け取ったときは、直ちに主管課において、収受の手続をしなければならない。

4 秘密文書の取扱いは、次の要領による。

(1) 職員は、秘密文書を関係者以外に漏えいしてはならない。取扱者及び保管責任者は秘密文書が紛失し、又は漏えいしたときは直ちに町長に報告しなければならない。

(2) 町長は、前号の報告があった場合は、その状況について調査を行い、機宜の処置を講じなければならない。

(3) 秘密文書を作成したとき、又は他官庁より秘密文書を収受したときは、秘密文書処理簿に登録する。

(4) 文書管財係は、秘密文書を収受したときは開封せず特殊文書処理簿に登載し、秘密の旨を朱書し、受領印を徴し秘密文書取扱責任者に引き継ぐものとする。

(5) 秘密文書処理簿は、総務課長が保管するものとする。

(6) 秘密文書の作成については、取扱責任者において秘密保全上周到な注意をしなければならない。

第14条 総務課長は、郵便送料の未納又は不足の郵便物が到着したときは、その未納を納め又不足料金を支払って受取ることができる。

第15条 主管課で文書及び物品の配布を受けたときは、課長は配布を受けた文書を査閲し自から処理するもののほか、処理方針を示して、速やかに処理させなければならない。

2 事務の内容により直ちに処理することができない場合は、速やかに上司に供閲し、その指示を受けなければならない。

3 課長は、その主管に属さない文書及び物品を受け取ったときは、直ちに主管課に転送しなければならない。

(文書の起案)

第16条 すべて事案の処理は文書によるものとする。

2 文書の起案は、次の各号に掲げる要領によらなければならない。

(1) 文書の起案は、すべて起案用紙を用いるものとする。

(2) 起案は、公文例により文意は簡明、字画は明瞭でなければならない。

(3) 定例事項のうち軽易なものは一定の簿冊をもって処理することができる。

3 軽易な照会、通知、回答は、葉書により処理するものとする。

4 電報の文案は簡易を旨とし、略符号のあるときはこれを用いなければならない。

(関係書類の添付)

第17条 回議書には、起案理由その他参考となる事項を付記しなければならない。ただし、事案が定例又は軽易なものはこれを省略することができる。

(合議)

第18条 回議書は、関係のある他の課長に合議しなければならない。

2 合議を受けたときは速やかに処理しなければならない。この場合、意見を異にするときは、主管課長と協議し、協議が整わないときは上司の指示を受けなければならない。

3 合議を受けた回議書の結果を知ろうとするときは、「要再回」の旨を表示しなければならない。

(一般文書及び決裁文書の取扱い)

第19条 一般文書及び決裁文書は、急施を要する場合を除き各職員が持廻りすることなく、主管課長のデスクトレイの「出」に入れておき、総務課文書管財係が一定の時間に収集し上司の決裁を経て、保管、発送又は返付しなければならない。

(重要文書の取扱い)

第20条 秘密又は重要な文書については、課長又は担当職員自ら持ちまわり説明しなければならない。

2 秘密文書には、その区分を表す「極秘」「秘」及び「部外秘」を朱書で表示しなければならない。

(廃案等の場合)

第21条 事案が廃案となり、又は重大な変更を受けるときは、主管課長は合議した課にその旨を通知しなければならない。

第22条 削除

(発送文書)

第23条 各課における発送文書は、主管課長のデスクトレイの「出」に入れておき、総務課文書管財係が一定の時間に収集しなければならない。

2 前項の規定により収集した文書は、次の各号に掲げる手続を経て即日これを発送しなければならない。ただし、急を要しないものは翌日発送することができる。

(1) 当該回議書に必要事項を記入押印しなければならない。

(2) 郵便による文書物品は、郵便切手受払簿に登載しなければならない。

(3) 託送による文書物品で重要なものは送達簿に登載受領印を徴する。

(未処理文書)

第24条 各課長は、期限の定めがある文書については、常にその処理状況を把握し期限内に適正に処理されるよう留意しなければならない。

2 総務課長は、未処理文書を調査し主管課長に未処理文書の督促をしなければならない。

3 前項の督促を受けた課長は、未処理の理由を総務課長に申し出なければならない。

(完結文書の保管)

第25条 完結した文書は、主管課において所要事項を記入の上、別に定める文書分類表の分類番号によってフアイリングキヤビネツトに集中保管する。

2 保管庫には、当該年度及び前年度分の文書を保管しなければならない。

(編纂の方法)

第26条 保管庫(キヤビネツト)に集中保管中の文書で保管期間が終了した完結文書は、主管課において次の各号により編纂保管するものとする。

(1) 保存文書は文書分類表により、保存年限ごとに整理しなければならない。

(2) 編纂は特別なものを除きすべて会計年度とする。

(3) 1冊の厚さは8cm程度を限度とし、各簿冊に分類ごとに分解紙を入れなければならない。

(4) 保存文書に表紙、背表紙をつけ第1分類名、年度、分類番号、保存年数等を記入しなければならない。

(5) 臨時に調査した書類又は附属図表等で処理済の文書と合つづりできないものは、相互の関係を明らかにして別冊又は箱、書類袋等で処理する。この場合所在を明らかにするため関係文書にその旨を記載しなければならない。

(保存の方法)

第27条 前条の規定により編纂された保存文書は、年度ごとに区分し書庫に保存しなければならない。

2 書庫は、常に清潔にしておかなければならない。

3 書庫内は、常に防湿の処置をとるほか、虫害等の防除に注意しなければならない。

(保存年限)

第28条 文書の保存年限は、永年、10年、5年、3年、1年とする。

2 文書の保存年限は、文書の完結の日の属する年度の翌年度からそれぞれ起算する。

(廃棄処分)

第29条 保存文書のうち保存期間が満了した文書は焼却等の方法で廃棄処分するものとする。ただし保存期間が満了した文書であってもなお必要があると認めるものについては、前条の規定にかかわらず主管課長と協議の上保存期間を延長することができる。

(保存文書の借覧)

第30条 保存文書を借覧しようとするときは、文書借覧簿に所要事項を記入し借覧しなければならない。

2 借覧の期間は5日以内とする。5日を超え借覧を必要とするときは、5日ごとに借覧の手続をしなければならない。

3 借覧した文書は、借覧期間中であっても総務課長から返還の要求があったときは直ちに返納しなければならない。

4 借覧した文書は、総務課長の許可を得ずして抜き取り、転貸、取替え又は訂正してはならない。

(庁外持出の制限)

第31条 借覧中の文書は、庁外へ持ち出してはならない。ただし、やむを得ない事由によりあらかじめ総務課長の許可を受けたときはこの限りでない。

(職員以外の者の閲覧)

第32条 職員以外の者で保存文書の閲覧を受けようとするときは、総務課長の許可を得て閲覧させることができる。ただし、この場合総務課長の指定する場所以外ですることはできない。

(借覧文書の紛失)

第33条 保存文書を借覧した者が借覧文書を紛失又はき損したときは、速やかにその旨をその者の属する課長を経て総務課長に届け出なければならない。

(文書の謄写)

第34条 文書は公務のほかは総務課長の許可を得ないで他人に謄写、若しくは閲覧せしめ又は謄本を与えてはならない。

(宅調べ)

第35条 職員は宅調べのため文書を持ち帰ろうとするときは、あらかじめ期間を定め総務課長の承認を受けなければならない。

第5章 服務

第1節 服務心得

(服務の基準)

第36条 職員は、町民全体の奉仕者として、常に公共の福祉を念頭におき、誠実かつ公正に服務しなければならない。

(応待)

第37条 職員は、面接又は電話による応待に当たっては、親切ていねいを旨とし、重要又は異例の事項についてはこれを記録し、その処理について上司の指示を受けなければならない。

(勤務時間中の外出)

第38条 職員は、勤務時間中私用で外出しようとするときは、行先、用件及び所要予定時間を上司に届け出てその承認を受けなければならない。

(公務旅行の復命)

第39条 職員は、公務による旅行を完了したときは、1週間以内に復命書を上司に提出しなければならない。ただし軽易な事項は、口頭で復命することができる。

2 用務が重要で急を要するものは、帰庁後直ちに口頭でそのあらましを報告しなければならない。

(出勤簿の押印)

第40条 職員は、定刻までに出勤し、出勤簿(様式第1号)に自ら押印しなければならない。

(出勤簿の整理、保管)

第41条 総務課長は、毎日職員の出張、休暇等を調査して、出勤簿を整理し、これを保管するものとする。

(届出)

第42条 職員は、次の各号のいずれかに該当するときは、書類をもって届け出、上司の決裁を受けなければならない。

(1) 休暇を受けようとするとき。(様式第2号)

(2) 私事のため国外に旅行しようとするとき。

(3) 欠勤しようとするとき。ただし、傷病のため7日以上に及ぶとき、及び欠勤期間をすぎて更に欠勤しようとするときは、医師の診断書を添付する。(様式第3号)

(4) 遅刻、早退しようとするとき。

(5) 出勤時間をすぎて出勤したとき。

(交通事故報告等)

第42条の2 職員は、自己に交通事故があったときは、所属長を経由して速やかに交通事故報告書(様式第4号)を総務課長に提出しなければならない。

2 職員は、道路交通法(昭和35年法律第105号)に違反して科料以上の刑に処せられたときは、所属長を経由して速やかに交通違反報告書(第5号様式)を総務課長に提出しなければならない。

(退庁)

第43条 職員は、退庁しようとするときは、机の上を整とんし、文書及び物品は所定の場所に整理保管しておかなければならない。

2 最後に退庁する職員は、室内の整とん、火気の始末、盗難の予防等に留意しなければならない。

(時間外の登退庁)

第44条 職員は、休日又は勤務時間外(登庁時限の前又は退庁時限の後1時間以内を除く。)に登庁又は退庁しようとするときは、その旨を当直員に告げなければならない。

(履歴事項の異動届)

第45条 職員は、履歴書又は人事記録簿の履歴事項に変更を生じたときは、速やかにその事実を証明する書類を提出しなければならない。

第2節 非常心得

(火災の予防)

第46条 職員は、火気の取扱いを慎重にし、火災の予防には万全の注意を払わなければならない。

(火元責任者)

第47条 本庁の各課及びその他公共施設に火元責任者を置き、所属職員の中から課長が命ずる。

2 火元責任者は、上司の命を受けて火気の取締りに従事する。

(非常持出の表示)

第48条 非常持出を要する重要な書類及び物品には、その旨を表示して、その所在を明確にしておかなければならない。

(非常の際の服務)

第49条 職員は、火災その他の非常災害により庁舎及び公共施設が危急にひんしているときは、臨時の措置をとるとともに上司の指揮を受け警戒、防衛に従事しなければならない。

2 退庁後又は休日において、庁舎及び公共施設又はその付近に火災その他の非常災害が発生したときは、速やかに登庁し、前項により警戒、防衛に当たらなければならない。

第3節 当直

(当直)

第50条 職員は、本節の定めるところにより勤務時間外、週休日及び休日には当直しなければならない。ただし、女子職員は宿直を除外する。

(当直の種類及び勤務時間)

第51条 当直は、日直及び宿直とし、勤務すべき時間は、次のとおりとする。

(1) 日直 週休日及び休日(以下「週休日等」という。)の午前8時30分から午後5時15分まで

(2) 宿直 午後5時15分から翌日の午前8時30分まで

2 当直員は、勤務すべき時間終了後においても、事務の引継ぎが終わるまでは、なお、引き続き勤務しなければならない。

(当直者)

第52条 当直に服する者の数は、2名とし、輪番に割り当てるものとする。

(当直の割当て)

第53条 当直の割当ては、総務課長が行う。

2 次の各号に掲げる者に対しては、当直させることができない。

(1) 長期欠勤者

(2) 身体の故障により、当直勤務が不適当と認められる者

(3) 課長(これに相当する職を含む。)

(4) 臨時職員

(5) 新たに採用された職員でその採用から1箇月を経過しない者

3 総務課長は、月末までに翌月の当直の割当てを定め、あらかじめ、本人に通知しなければならない。

(当直者の交替)

第54条 当直の通知を受けた職員が他の職員と当直を交替しようとするときは、あらかじめ総務課長の承認を得なければならない。

(当直者の任務)

第55条 当直者は、常に周到な注意のもとに庁舎内外の状況を把握し、防火、防犯等の取締りに当たり、非常異変に臨んでは機宜の処置をとらなければならない。

(当直者の事務)

第56条 当直者は、前条の任務のほかに、次に掲げる事項を処理しなければならない。

(1) 文書及び物品の収受

(2) 電報、電話等の連絡及び外来者に対する応対

(3) 戸籍に関する届出の受理

(4) 埋火葬の許可証の交付及び火葬場使用許可

(5) 気象情報及び災害情報の受理連絡

(6) 時間外勤務者の勤務時間の確認

(7) し尿汲取券の販売

(8) 窓口サービスコーナー等により交付申請のあった諸証明書の交付

(9) 公印の管理及び使用(第4号に規定する事務処理に係る使用に限る。)

(10) その他必要な事項

(当直者の事務引継ぎ)

第57条 当直者は、勤務時刻までに宿直(週休日等の宿直を除く。)にあっては総務課において、日直及び週休日等の宿直にあっては先番の当直者から当直簿冊等の引継ぎを受けなければならない。

2 当直者がその勤務を終わったときは、宿直(週休日等の前日の宿直を除く。)にあっては総務課に、日直及び週休日等の前日の宿直にあっては次番の宿直者又は日直者に対し、前項の規定により引継ぎを受けた簿冊並びに勤務中に収受した文書及び物品その他必要な事項を引き継がなければならない。

(到着文書及び物品の取扱い)

第58条 当直勤務中に受領した文書及び物品は、次の各号により処理しなければならない。

(1) 親展文書、書留、電報及び秘密文書は開封せず、封皮に収受年月日を記載し、結束して引き継がなければならない。

(2) 電話又は口頭により通知、照会があったときは、必要と認めるものについては聞取票に記載して引き継がなければならない。

(その他の事務処理)

第59条 当直者は、第55条から前条までに規定するもの以外の事務を処理する必要があるときは、自己で処理できるもののほか、当該事務の担当職員に連絡しなければならない。

(当直日誌)

第60条 当直者は、その勤務が終了したときは、当直日誌に次に掲げる事項を記載し、氏名を記入して押印しなければならない。

(1) 当直月日、曜日、天候

(2) 庁舎取締状況

(3) 勤務中の取扱事項で報告を要する事項

(4) 次の当直者への申し送り事項

(5) その他必要事項

附 則

この規則は、公布の日から施行する。

附 則(昭和49年7月1日規則第7号)

この規則は、昭和49年7月1日から施行する。

附 則(昭和53年4月12日規則第9号)

この規則は、昭和53年6月1日から施行する。

附 則(昭和54年5月10日規則第6号)

この規則は、昭和54年6月1日から施行する。

附 則(昭和55年3月31日規則第8号)

この規則は、昭和55年4月1日から施行する。

附 則(昭和56年3月27日規則第2号)

この規則は、昭和56年4月1日から施行する。

附 則(昭和58年12月26日規則第9号)

この規則は、昭和59年2月1日から施行する。

附 則(昭和61年3月26日規則第3号)

この規則は、公布の日から施行する。

附 則(昭和62年9月10日規則第12号)

この規則は、昭和62年9月15日から施行する。

附 則(平成元年3月28日規則第7号)

この規則は、公布の日から施行する。

附 則(平成元年5月18日規則第14号)

この規則は、平成元年7月2日から施行する。

附 則(平成2年7月2日規則第5号)

この規則は、平成2年7月2日から施行する。

附 則(平成3年8月21日規則第4号)

この規則は、平成3年9月1日から施行する。

附 則(平成5年3月25日規則第4号)

この規則は、平成5年4月1日から施行する。

附 則(平成6年3月28日規則第1号)

この規則は、平成6年4月1日から施行する。

附 則(平成7年11月1日規則第8号)

この規則は、平成7年11月1日から施行する。

附 則(平成8年5月15日規則第2号)

この規則は、公布の日から施行し、平成7年11月1日から適用する。

附 則(平成11年7月5日規則第6号)

この規則は、公布の日から施行し、平成11年4月1日から適用する。

附 則(平成12年3月28日規則第4号)

この規則は、公布の日から施行する。

附 則(平成16年3月10日規則第3号)

(施行期日)

第1条 この規則は、平成16年4月1日から施行する。

附 則(平成17年11月16日規則第14号)

この規則は、公布の日から施行する。ただし、第56条第9号を第10号とし、第8号の次に次の1号を加える改正規定は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月30日規則第10号抄)

(施行期日)

第1条 この規則は、平成19年4月1日から施行する。

(三木町庶務規則の一部改正に伴う経過措置)

第3条 収入役の在職期間においては、第2条の規定による改正後の三木町庶務規則第5条の規定は適用せず、第2条の規定による改正前の三木町庶務規則第5条の規定は、なおその効力を有する。この場合において、同条の表職印の部助役印の項中「助役印」とあるのは「副町長印」と、同部収入役印の項公印保管者の欄中「収入役」とあるのは「地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号)附則第3条第1項の規定により収入役として在職するものとされた者」とする。

附 則(平成26年3月14日規則第8号)

この規則は、公布の日から施行する。

附 則(令和元年12月13日規則第15号)

この規則は、令和2年4月1日から施行する。

附 則(令和2年3月25日規則第12号)

この規則は、令和2年4月1日から施行する。

様式 (省略)

三木町庶務規則

昭和47年5月20日 規則第5号

(令和2年4月1日施行)

体系情報
第3類 行政通則/第1章 組織・処務
沿革情報
昭和47年5月20日 規則第5号
昭和49年7月1日 規則第7号
昭和53年4月12日 規則第9号
昭和54年5月10日 規則第6号
昭和55年3月31日 規則第8号
昭和56年3月27日 規則第2号
昭和58年12月26日 規則第9号
昭和61年3月26日 規則第3号
昭和62年9月10日 規則第12号
平成元年3月28日 規則第7号
平成元年5月18日 規則第14号
平成2年7月2日 規則第5号
平成3年8月21日 規則第4号
平成5年3月25日 規則第4号
平成6年3月28日 規則第1号
平成7年11月1日 規則第8号
平成8年5月15日 規則第2号
平成11年7月5日 規則第6号
平成12年3月28日 規則第4号
平成16年3月10日 規則第3号
平成17年11月16日 規則第14号
平成19年3月30日 規則第10号
平成26年3月14日 規則第8号
令和元年12月13日 規則第15号
令和2年3月25日 規則第12号