(趣旨)

第1条　この規程は、町が保有する個人情報の取扱いについて、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)及び個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　用語の定義は、番号法第2条及び個人情報保護法第60条に定めるところによる。

(適用範囲)

第3条　この規程が適用される実施機関は、町長、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、農業委員会及び固定資産評価審査委員会(以下「課等」という。)とする。

(最高情報保護責任者)

第4条　町に、最高情報保護責任者を置くこととし、副町長をもって充てる。

(統括情報保護責任者)

第5条　町に、統括情報保護責任者を置くこととし、総務課長をもって充てる。

(情報保護管理者等)

第6条　保有個人情報を取り扱う課等に、情報保護管理者を置くこととし、当該課等の長又はこれに代わる者をもって充てる。

(監査責任者)

第7条　最高情報保護責任者は、監査責任者を指名し、特定個人情報等の管理の状況について定期的又は必要に応じて監査を行わせなければならない。

(保有個人情報の適切な管理)

第8条　最高情報保護責任者は、保有個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡及び調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする合議体を設け、定期又は随時に協議を行うものとする。

第9条　最高情報保護責任者は、保有個人情報の取扱いに従事する職員に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報及び特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。

第10条　最高情報保護責任者は、保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。

第11条　情報保護管理者は、当該課等の職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、最高情報保護責任者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。

第12条　職員は、番号法及び個人情報保護法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに最高情報保護責任者、統括情報保護責任者及び情報保護管理者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。

(アクセス制限)

第13条　情報保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報にアクセスする権限を有する職員及びその権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。

第14条　アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報にアクセスしてはならない。

第15条　職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならない。

(複製等の制限)

第16条　職員が業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、情報保護管理者は、次に掲げる行為については、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を限定するものとし、職員は、情報保護管理者の指示に従うものとする。

(誤りの訂正等)

第17条　職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、情報保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。

(媒体の管理等)

第18条　職員は、情報保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するものとする。

(廃棄等)

第19条　職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、情報保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の削除又は当該媒体の廃棄を行うものとする。この場合、当該情報の削除又は当該媒体の廃棄に関する記録を保存するものとし、また、これらの作業を委託する場合には、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて、証明書等により確認するものとする。

(保有個人情報の取扱状況の記録)

第20条　情報保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備し、当該保有個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録するものとする。

(個人番号の利用の制限)

第21条　個人番号の利用に当たっては、番号法があらかじめ限定的に定めた事務(番号法に基づき三木町行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用に関する条例(平成27年三木町条例第23号)で定めた事務を含む。)を除き、利用してはならない。

(個人番号の提供の求めの制限)

第22条　個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第23条　個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報等の収集・保管の制限)

第24条　番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。

(管理区域)

第25条　情報保護管理者は、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域(以下「管理区域」という。)を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずるものとする。

(取扱区域)

第26条　情報保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずるものとする。

(機器及び電子媒体等の盗難等の防止)

第27条　情報保護管理者は、管理区域及び取扱区域における特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、物理的な安全管理措置を講ずるものとする。また、電子媒体及び書類等の庁舎内の移動等において、紛失及び盗難等に留意するものとする。

(アクセス制御)

第28条　統括情報保護責任者は、保有個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下本章(第44条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード、ICカード及び生体情報等(以下「パスワード等」という。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。

第29条　統括情報保護責任者は、前条に規定する措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)及びパスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。

(アクセス記録)

第30条　統括情報保護責任者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存するとともに、アクセス記録を分析するために必要な措置を講ずるものとする。

第31条　統括情報保護責任者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずるものとする。

(管理者権限の設定)

第32条　統括情報保護責任者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。

(外部からの不正アクセスの防止等)

第33条　統括情報保護責任者は、保有個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第34条　統括情報保護責任者は、不正プログラムによる保有個人情報の情報漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開されたぜい弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずるものとする。

(情報システムにおける保有個人情報の処理)

第35条　職員は、保有個人情報について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を最小限に限り、処理終了後は、不要となった情報を速やかに消去するものとする。

(暗号化)

第36条　情報保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。なお、職員はこれを踏まえ、その処理する保有個人情報について、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行うものとする。

(記録機能を有する機器及び媒体の接続制限)

第37条　情報保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン及びUSBメモリ等の記録機能を有する機器及び媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。

(端末の限定)

第38条　情報保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。

(端末の盗難防止等)

第39条　情報保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定及び執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。

第40条　職員は、情報保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。

(第三者の閲覧防止)

第41条　職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。

(入力情報の照合等)

第42条　職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認及び既存の保有個人情報との照合等を行うものとする。

(バックアップ)

第43条　統括情報保護責任者は、保有個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。

(情報システム設計書等の管理)

第44条　統括情報保護責任者は、保有個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製及び廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。

(入退管理)

第45条　統括情報保護責任者は、サーバ室等に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化及び部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視並びに外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとし、保有個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずるものとする。

第46条　統括情報保護責任者は、必要があると認めるときは、サーバ室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化及び所在表示の制限等の措置を講ずるものとする。

第47条　統括情報保護責任者は、サーバ室等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、パスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)及びパスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。

(サーバ室等の管理)

第48条　統括情報保護責任者は、外部からの不正な侵入に備え、サーバ室等に施錠装置、警報装置及び監視設備の設置等の措置を講ずるものとする。

第49条　統括情報保護責任者は、災害等に備え、サーバ室等に、耐震、防火、防煙及び防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保及び配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。

(保有個人情報の提供)

第50条　情報保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第2号から第4号までの規定に基づき、町の機関以外の者に保有個人情報を提供する場合には、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲、利用する記録項目及び利用形態等について、書面を取り交わすものとする。

第51条　情報保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第2号から第4号までの規定に基づき、町の機関以外の者に保有個人情報を提供する場合には、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。

第52条　情報保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第2号の規定に基づき、町の機関に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、前2条に規定する措置を講ずるものとする。

(特定個人情報等の提供の制限)

第53条　特定個人情報等の提供に当たっては、番号法があらかじめ限定的に定めた事務(番号法に基づき条例で定めた事務を含む。)を除き、提供してはならない。

(業務の委託等)

第54条　保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。

第55条　保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、委託先における個人情報の管理の状況について、検査等により確認するものとする。

第56条　委託先において、保有個人情報の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託先に第54条に規定する措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、委託先を通じて又は委託元自らが前条に規定する措置を実施するものとする。

第57条　保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記するものとする。

(事案の報告及び再発防止措置)

第58条　保有個人情報の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識した職員は、直ちに当該保有個人情報を管理する情報保護管理者に報告するものとする。

第59条　情報保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜くなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置は、直ちに行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。

第60条　情報保護管理者は、事案の発生した経緯及び被害状況等を調査し、最高情報保護責任者及び統括情報保護責任者に報告するものとする。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに最高情報保護責任者及び統括情報保護責任者に当該事案の内容等について報告するものとする。

第61条　最高情報保護責任者は、前条の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯及び被害状況等を町長に速やかに報告するものとする。

第62条　情報保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるものとする。

(公表等)

第63条　最高情報保護責任者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報の本人への対応等の措置を講ずるものとする。

(監査)

第64条　監査責任者は、特定個人情報等の適切な管理を検証するため、第4条から前条に規定する措置の状況を含む町における特定個人情報等の管理の状況について、定期又は必要に応じ随時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を最高情報保護責任者に報告するものとする。

(点検)

第65条　情報保護管理者は、課等における特定個人情報等の記録媒体、処理経路及び保管方法等について、定期又は必要に応じて随時点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を最高情報保護責任者及び統括情報保護責任者に報告するものとする。

(評価及び見直し)

第66条　最高情報保護責任者、統括情報保護責任者及び情報保護管理者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から特定個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。