○三木町情報公開事務取扱要領

平成25年4月

要領

目次

第1章 趣旨(第1条)

第2章 請求書の受付等(第2条―第4条)

第3章 公開・非公開の決定等(第5条―第12条)

第4章 第三者保護に関する手続(第13条―第15条)

第5章 行政文書の公開(第16条―第18条)

第6章 審査請求があった場合の取扱い(第19条―第24条)

第7章 雑則(第25条・第26条)

第1章 趣旨

(趣旨)

第1条 この要領は、三木町情報公開条例(平成14年三木町条例第4号。以下「条例」という。)に定める行政文書の公開についての事務処理に関し必要な事項を定めるものとする。

第2章 請求の受付等

(情報公開に係る相談及び案内)

第2条 行政文書の公開請求を行いたい旨の照会等があった場合は、担当者の面談により、来訪者がどのような情報を求めているのか確認し、公開請求の方法を説明する。その際、公開請求によらず情報提供ができるものについては、各担当課又はインターネットのホームページで閲覧等ができる旨を説明する。

2 次のいずれかに該当する場合は、条例の対象外ではあるが、他の制度により閲覧等が可能な場合もあるため、それぞれの閲覧手続等を説明する。

(1) 条例第2条第2項各号に該当する場合

 第1号に該当する場合

本号に該当する場合は、図書館等で利用できること又は書店等で一般に購入できることを説明する。

 第2号に該当する場合

町の機関において、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているものは、条例に定める行政文書から除外され、行政文書の公開の規定は適用されない。しかし、個別に閲覧手続等を定めている場合もあるので、当該機関を案内するものとする。

(2) 条例第17条に該当する場合

これらに該当する行政文書は、一部を除いて他の制度等による閲覧等が可能であるため、閲覧等の手続や閲覧等ができる場所を案内するものとする。

(3) 自己に関する情報である場合

行政文書の公開請求を行いたい旨の照会等の内容が、自己に関する情報である場合は、三木町個人情報保護条例(平成17年三木町条例第3号)の規定により、開示請求ができることを説明するものとする。

(請求書の提出及び審査)

第3条 三木町情報公開条例施行規則(平成15年三木町規則第1号。以下「規則」という。)に規定する行政文書公開請求書(規則第1号様式。以下「請求書」という。)が総務課又は公開請求のあった行政文書に係る事務を所管する課、局若しくは室(以下「事務担当課」という。)に提出されたときの請求書の審査基準は、次のとおりとする。

(1) 請求権者の確認

条例第5条により公開請求をすることができる者であるかどうかを確認する。この確認は、請求書の記載内容によるものとし、原則として身分証明書等の提示は求めない。条例第5条各号に該当しない者については、請求権がない旨を説明する。

(2) 公開請求の方法

 請求は、持参、郵便若しくは信書便による送付又はファクシミリ装置による送信による請求書の提出により行うことができる。(電話、口頭又は電子メールによる公開請求は、認めない。)

 ファクシミリ装置による請求書の送信先は、総務課のファクシミリとする。なお、請求書をファクシミリで送信したい旨の相談があった際には、誤送信をしないよう注意を喚起する。なお、ファクシミリによる請求書の提出に係る事務処理については、持参又は郵送による請求書の提出があった場合と同様に取り扱うこととする。

 請求手続は、原則として本人による請求とするが、代理人による請求も行うことができる。ただし、この場合は、代理関係を明らかにする書面の提出を求めて確認する。

(3) 行政文書の特定

請求書の「行政文書の名称その他の行政文書を特定するに足りる事項」欄に記載された内容から、必要に応じて文書目録等により検索し、該当する行政文書を特定することができるかを確認する。記載が曖昧、理解不能その他の理由により公開請求に係る行政文書の特定ができないと判断される場合には、請求書を提出した者(以下「請求者」という。)に確認するなどして、当該公開請求の趣旨を十分に把握した上で、行政文書の特定ができるような記載内容に変更を求める。その際、原則として公開請求のあった行政文書に係る事務担当課の担当者の同席を求め、請求者に対し、行政文書の特定に係る有用な情報の提供に努める。

(4) 請求書の記入事項の確認

 「住所・氏名・電話番号」欄について

(ア) 請求権者であるかどうかの確認等のため、正確に記入してもらうこと。

(イ) 請求権者が法人その他の団体である場合は、担当者の所属、氏名、連絡先電話番号を備考欄に記入してもらうこと。

(ウ) 押印は、必要ない。

(エ) 電話番号については、請求者に確実かつ迅速に連絡可能な番号(自宅、勤務先、携帯電話等)を記入してもらうこと。

 「行政文書の名称その他の行政文書を特定するに足りる事項」欄について

請求書には、できるだけ行政文書の名称そのものが記載されていることが望ましいが、請求者が公開を求める行政文書に関し熟知しているとは、一般的には考えられないため、事務担当課の職員により、行政文書が特定できる程度の記載内容であれば差し支えない。

ただし、「町が保有する○○に関する行政文書すべて」「△△課が保有する○○に関する行政文書すべて」等のような包括的な請求では、一般的には公開請求の対象となる行政文書を明確に特定することが困難であるため、「△△課で○○年度に支出された××費の支出内容が分かる行政文書」「○月○日に開催された△△会議の資料」とするなど、行政文書が明確に特定できるように具体的に記入してもらうこと。また、町の機関内部においては、同一の内容の行政文書が複数の課に存在する場合も多いため、決定期間内に特定作業が円滑に進められるよう原則的に作成元の部課名等を記入してもらうこと。

 「公開の方法の区分」欄及び「請求者の区分」欄には、該当の「□」に「レ印」を記入してもらうこと。また、条例第5条第2号から同条第5号に該当する場合の請求者にあっては、各欄に必要事項を記入してもらうこと。

(5) その他留意事項

 公開請求は、原則として1件の行政文書につき1枚の請求書で行う。ただし、同一の事務担当課に同一人から複数の公開請求があった場合は、内容の関連する行政文書について合理的な範囲で1枚の請求書で受け付けることができる。

 条例に基づく公開請求の対象とならない文書の請求があった場合等は、第2条第2項各号による。

 請求書を受け付ける段階で公開請求に係る行政文書が著しく大量であることが想定される場合は、請求者に対し、できるだけ、分割請求や抽出請求によるよう協力を要請する。

 請求書を受け付けた場合、請求者から求めがあれば、当該請求書の写しを交付するものとする。

(6) 請求者への説明

請求書の受付に当たっては、次の事項について、請求者に説明する。ただし、即日公開の場合は、からまでの説明は必要ない。

 条例第11条に規定する公開・非公開の決定(以下「公開決定等」という。)は、請求書が提出された日から起算して15日以内に決定し、その内容を通知すること。事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、この期間を30日を超えない範囲で延長することがあり、この場合は、書面により通知すること。

 公開請求に係る行政文書が著しく大量であるため、請求書が提出された日から起算して45日以内にそのすべてについて公開決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがあるときは、当該公開請求に係る行政文書の一部について45日を超えて公開決定等を行うことがあり、その場合は、請求書が提出された日から起算して15日以内に45日を超えて公開決定等を行う旨等を通知すること。

 行政文書の公開を実施する日時及び場所は、行政文書公開決定通知書又は行政文書一部公開決定通知書(以下「公開決定の通知書」という。)により通知すること。

 行政文書の公開を実施する際には、手数料を現金で徴収すること。

(7) 請求書の補正

 請求書の必要事項の記載に漏れがある場合(不鮮明な記載又は意味不明な記載を含む。)や行政文書が特定できない場合には、その場で補正を求める。郵便又は信書便での送付による公開請求の場合その他その場で補正することができない場合は、相当の期間を定めて請求者に補正を求めるものとする。

 請求者が当該期間内に補正に応じないとき、又は請求者に連絡がつかないときは、請求を却下する。

(8) 公開決定等の期間の起算日等

 電子申請以外の場合にあっては、請求書が到達した日をもって、起算日とする。なお、「到達」とは、請求書が役場に物理的に到着し、了知可能な状態に置かれた時点(持参日、配達日又はファクシミリ受信日)であり、受付印の押印など実施機関において受領した旨の意思が表示されることを要しないと解されている。

 休日に請求がなされたような場合は、決定期限までの残日数と事務量とを考慮し、必要に応じて、公開決定等の期間延長を検討する必要がある。

 補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、公開決定等の期間に算入しない。

 最後の日が休日(三木町の休日を定める条例(平成元年三木町条例第12号)第1条に規定する日をいう。以下同じ。)に当たるときは、民法第142条により、その直後の休日でない日をもって期間が満了することとなる。

(9) 事務担当課の記載

(1)から(8)までの審査をした請求書には、事務担当課名を記入する。

(請求書の受付)

第4条 前条の審査をした請求書の受付は、総務課で行う。事務担当課に請求書が提出された場合には、前条の審査をした後に、総務課へ送付する。

2 総務課は、受付後に請求書の写しを作成し、保管するとともに、原本を事務担当課に送付する。

第3章 公開・非公開の決定等

(行政文書の内容の検討)

第5条 町長は、公開請求のあった行政文書の内容について、条例第7条各号の該当の有無、及び条例第9条の適用の当否等を検討し、公開、一部公開又は非公開の決定を行う。(事務担当課が起案)

2 前項の決定は、慎重かつ迅速に行う必要があるので、事務担当課においては、所管事務についてあらかじめ公開・非公開の判断基準の作成に努めるものとする。

(決裁区分)

第6条 決裁は、町長決裁とする。ただし、第12条に規定する公開の場合は、課長専決とする。

2 行政文書の内容がいくつかの課、局又は室にまたがっているときは、必要に応じて関係する課、局又は室に協議する。

3 公開決定等の期間の延長、事案の移送及び公開・非公開の判断については、あらかじめ総務課に協議する。

(公開決定等の期間の延長)

第7条 事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、請求書が提出された日から起算して45日を限度として、公開決定等の期間を延長することができる。

2 前項の延長の際には、町長は、当該期間を延長する旨の決定をし、請求者に対し、遅滞なく、行政文書公開決定等期間延長通知書(規則第4号様式)によりその旨を通知するとともに、当該通知書の写しを総務課に送付する。(事務担当課が起案)

3 前項の通知は、法令上の権利、義務を直接変更するものではないため処分には該当しないが、条例第12条第2項の規定により、延長の理由をできるだけ具体的に記入するものとする。

(公開決定等の期限の特例)

第8条 公開請求に係る行政文書が著しく大量であるため、当該請求書が提出された日から起算して45日以内にそのすべてについて公開決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、公開請求に係る行政文書のうちの相当の部分につき当該期間内に公開決定等をし、残りの行政文書については、相当の期間内に公開決定等をすることができる。

2 前項の決定の際には、町長は、請求書が提出された日から15日以内に、条例第13条を適用する旨の決定をし、請求者に対し、行政文書公開決定等期間特例延長通知書(規則第5号様式)によりその旨を通知するとともに、当該通知書の写しを総務課に送付する。

3 前項の特例延長通知は、法令上の権利、義務を直接変更するものではないため処分には該当しないが、条例第13条の規定により、延長の理由をできるだけ具体的に記入するものとする。

(事案の移送)

第9条 事案の移送は、次により取り扱う。

(1) 事案の移送の協議

 公開請求に係る行政文書が他の実施機関が公開決定等をすることにつき正当な理由があるときは、事務担当課は、速やかに、当該他の実施機関と事案の移送についての協議を行う。

 公開請求を受けた実施機関が公開請求に係る行政文書を保有していない場合にあっては、仮に、他の実施機関が当該行政文書を保有していたとしても本条は適用されないため、公開請求を受けた事務担当課は、請求者に対し、当該他の実施機関に請求書を提出するよう求める。

 請求者がの求めに応じないときは、町長は、条例第11条第2項の規定により、公開請求に係る行政文書を実施機関が保有していないことを理由に公開をしない旨の決定を行う。

(2) 事案の移送の決定等

 移送先実施機関と協議が整った場合、町長は、事案を移送する旨の決定をし、当該決定後、移送先実施機関に事案を移送する旨を通知し、当該事案に係る請求書を送付するとともに、当該通知文の写しを総務課に送付する。(事務担当課が起案)

 移送した実施機関が移送前にした行為は、移送先実施機関がしたものとみなされるため、公開決定等の起算日は、移送した実施機関に請求書が提出された日となる。

(3) 請求者への通知

 町長は、事案の移送をしたときは、行政文書公開請求事案移送通知書(規則第6号様式)により、遅滞なく請求者に対し通知するとともに、当該通知書の写しを総務課に送付する。(事務担当課が起案)

 事案の移送は、法令上の権利、義務を直接変更するものではないため処分には該当しないが、移送をした理由をできるだけ具体的に記入するものとする。

(第三者情報の取扱い)

第10条 公開請求に係る行政文書に、請求者以外の個人又は国及び地方公共団体以外の法人その他の団体(以下「第三者」という。)に関する情報が記録されている場合であって、必要と認めるときは、慎重かつ公正な公開決定等をするため、第13条から第15条までの規定により処理するものとする。

(決定通知書)

第11条 町長は、公開請求に係る行政文書の全部若しくは一部を公開又は非公開とする決定の場合は、行政文書公開・非公開決定通知書(規則第2号様式)により請求者に通知する。(事務担当課が起案)

(1) 「公開請求に係る行政文書」欄

 請求書の「行政文書の名称その他の行政文書を特定するに足りる事項」欄に記載された事項をそのまま記入するのではなく、特定した行政文書が明確になるよう記入する。

 公開請求に係る行政文書を保有していない場合(文書不存在)は、原則として請求書の「行政文書の名称その他の行政文書を特定するに足りる事項」欄に記載された事項をそのまま記入する。

(2) 「決定内容」欄

「決定内容」欄には、該当の「□」に「レ印」を記入すること。

(3) 「行政文書の公開の日時及び場所」欄

 公開の日時については、公開決定の通知書が請求者に到達する日までの日数を考慮した上で、余裕のある日時を指定する。この場合、請求者と事前に電話等により連絡を取り、請求者の都合のよい日時を指定するよう努める。

 公開の場所については、原則として、事務担当課が指定する。ただし、特別の理由がある場合は、総務課が指定することができる。この場合はにおいて、総務課は事前に事務担当課と十分に連絡を取ること。

(4) 「公開しない理由」欄

 「公開しない理由」欄にあっては、公開しない部分ごとに、条例第7条の何号に該当するのか、また、当該規定を適用する理由をできるだけ具体的に記入する。なお、複数の非公開事例に該当するときは、該当する条項ごとにその理由を記入する。

 文書の不存在を理由として非公開決定を行う場合は、請求者が公開を求めている行政文書が実施機関に存在しない理由を記入する。

(5) 「上記の理由がなくなる日」欄

「上記の理由がなくなる日」欄にあっては、当該行政文書の全部又は一部を公開しない場合に、非公開の理由がなくなる日を記載する。ただし、非公開の日をあらかじめ明示できる場合に限る。

(6) その他

条例第13条の規定に基づき決定期間を延長したとき(第7条第1項参照)は、決定通知書の「備考」欄に残りの行政文書に係る決定期限を記入するものとする。

2 町長は、公開請求に係る行政文書の公開を拒否(以下「存否応答拒否」という。)する決定の場合は、行政文書公開請求拒否決定通知書(規則第3号様式)により請求者に通知する。(事務担当課が起案)

(1) 「公開請求のあった知りたい行政文書の内容」欄

原則として請求書の「行政文書の名称その他の行政文書を特定するに足りる事項」欄に記載された事項をそのまま記入する。

(2) 「行政文書の存否を明らかにしない理由」欄

公開請求に係る行政文書の存否を明らかにすることが非公開情報を公開することになる理由、また、当該行政文書が仮に存在した場合、条例第7条の何号に該当するのか、及び当該規定を適用する理由を記入する。

(3) その他

存否応答拒否及び非公開の理由がなくなる期日をあらかじめ明示できる場合は、決定通知書の「備考」欄にその期日及びそれ以後に再度公開請求を行うことが必要な旨を記入する。

3 町長は、公開請求をすることができない者からの公開請求や、請求者が請求書の補正に応じない等の理由により公開請求を却下する場合は、行政文書公開請求却下通知書(様式第1号)により請求者に通知する。(事務担当課が起案)

4 事務担当課は、町長が、前3項の公開決定等及び却下したときは、当該決定通知書の写しを総務課に送付する。

(即日公開)

第12条 第5条の規定にかかわらず、規則第3条ただし書に該当する場合にあっては、事務担当課の長は、請求書が提出された日に公開することができる。この場合においては、口頭によりその旨の通知を行うことができる。

2 即日公開できる行政文書の範囲及び公開方法は、町長が別に定める。(事務担当課が起案)

第4章 第三者保護に関する手続

(意見照会を行う範囲)

第13条 第三者保護に関して意見照会を行う範囲は、次のとおりとする。

(1) 任意的な意見照会の場合

 請求のあった行政文書に、第三者に関する情報が記録されている場合において、町長は、慎重かつ公正な公開・非公開決定をするために、必要があると認めるときは、当該第三者から意見を聴くものとする。

 当該第三者に関する情報が、条例第7条各号のいずれかに該当すること又はいずれにも該当しないことが客観的に明らかである場合は、意見を聴かないことができる。

(2) 義務的な意見照会の場合

町長は、次のような場合においては、当該行政文書に情報が記録されている第三者に対して、意見書を提出する機会を与えなければならない。

 第三者に関する情報であって、当該情報が第7条第1号イ又は同条第2号ただし書に規定する情報に該当するとして公開しようとする場合

 第三者に関する情報であって条例第9条の規定により公開しようとする場合

(意見照会の方法)

第14条 任意的な意見照会の場合は、公開請求書が提出されたことを行政文書の公開に係る意見照会書(規則第7号様式)により、また、義務的な意見照会の場合は、行政文書の公開に係る意見照会書(規則第8号様式)により通知し、文書で意見を求めることにより行う。(事務担当課が起案)

2 意見書の提出については、行政文書の公開に係る意見書(規則第9号様式)によることとし、持参、郵便若しくは信書便による送付又はファクシミリ装置による送信により提出することができる。(電話、口頭又は電子メールによる提出は、認めない。)

3 提出期限の設定に当たっては、当該行政文書の内容及び公開決定等の期限を考慮しつつ、できるだけ速やかに回答するよう、第三者に対して協力を求めるものとする。

4 期限までに意見書の提出がなかった場合には必要に応じて電話等で第三者に確認するものとするが、特段の事情のない限り反対の意思を表示した意見書(以下「反対意見書」という。)の提出はなかったものとして取り扱う。

(第三者保護の手続)

第15条 意見書の提出の機会を与えられた第三者が当該行政文書の公開に反対意見書を提出した場合において、公開決定をするときは、当該第三者に対して訴訟の機会等を確保するため、次の措置等を講ずるものとする。

(1) 公開を実施する日

公開決定の日と公開を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならない。

(2) 反対意見書を提出した第三者への通知

公開決定後、直ちに反対意見書を提出した第三者に対し、行政文書公開決定に係る通知書(規則第10号様式)により通知する。

2 条例第21条により条例第15条第3項の規定を準用する場合を除き、この通知に対して当該第三者から審査請求をすることが可能であるため、その旨を備考欄に記入する。

第5章 行政文書の公開

(行政文書の公開の方法)

第16条 行政文書(電磁的記録を除く。)の公開は、次により取り扱う。

(1) 閲覧の方法

 全部公開の場合

(ア) 文書、図画又は写真(以下「文書等」という。)については、原則としてこれらの原本を閲覧に供する。

(イ) 行政文書の管理のため必要があるときその他相当の理由により、原本を閲覧に供することができないときは、原本を電子複写機で複写し、当該複写物を閲覧に供する。

(ウ) マイクロフィルムについては、マイクロフィルムをプリンターで複写した物を閲覧に供する。

 一部公開の場合

(ア) 非公開とする部分だけを取り外せるときは、当該非公開とする部分を取りはずして公開できる部分だけを閲覧に供する。

(イ) 非公開とする部分だけを取り外すことができないときは、原則として、全体を複写した上で非公開とする部分をマジック等により黒く塗りつぶし、それを更に複写した物を閲覧に供する。

 行政文書のデジタルカメラ等での撮影等について

(ア) 請求人が、デジタルカメラやハンディーコピー等を持参し、当該機器での行政文書の撮影又は複写を求めた場合は、著作権法(昭和45年法律第48号)上の複製権を侵害するなどの支障がある場合を除き、閲覧行為の一環として当該撮影又は複写を認めることとする。

(イ) 当該機器の使用により、行政文書が汚損又は破損するおそれがある場合や他の業務に支障が生じる場合は認めないこととする。

(ウ) 当該機器の使用に必要な電源等は、請求者個人の負担で確保することを条件とする。

(2) 写しの交付の方法

 文書等については、電子複写機により当該文書等の写しを作成し、これを交付する。

 マイクロフィルムについては、プリンターで複写した物を電子複写機により複写して交付する。

 一部公開の場合は、閲覧の一部公開の場合と同様の方法で、公開できる部分だけの写しを作成し、これを交付する。

(3) 写しの交付に当たっての留意事項

 写しの作成には、行政文書の大きさが日本工業規格A列3番までの場合には原則として行政文書と同じ大きさの用紙(A列3番、A列4番、B列4番又はB列5番のいずれかの用紙に限る。)を用いる。

 行政文書の大きさがA列3番を超える場合には、行政文書と同じ大きさの用紙を用いて写しを作成し、又は適当な大きさの用紙を用いてはり合わせて写しを作成するものとする。

 及びの場合において、複写する際の片面、両面の取扱いは、原則として原本と同様になるように行い、拡大、縮小及び編集を行わないものとするが、冊子等の見開きになった2頁分を1枚に複写することは妨げない。

 カラーによる写しの交付については、請求者からカラーによる写しの交付の申出があった場合に限り、行うものとする。

 写しの交付部数は、請求1件につき1部とする。

2 電磁的記録の公開は、次により取り扱う。

(1) 紙その他これに類するものに印字し、又は印画する方法により出力することができる電磁的記録(以下「紙等に出力できる電磁的記録」という。以下同じ。)の場合

 閲覧の方法

(ア) 紙等に出力できる電磁的記録については、紙に打ち出されたものを閲覧に供する。ただし、画面のハードコピー(画面に表示されている状態をそのまま印刷する機能を用いて出力したものをいう。以下同じ。)による閲覧は行わない。

(イ) 一部公開及び行政文書のデジタルカメラ等での撮影等については、前項第1号イ及びの規定を準用する。

 写しの交付の方法

(ア) 紙等に出力できる電磁的記録については、紙に打ち出されたものについて電子複写機により当該文書等の写しを作成し、これを交付する。ただし、画面のハードコピーによる写しの交付は行わない。

(イ) 一部公開の場合は、閲覧の一部公開の場合と同様の方法で、公開できる部分だけの写しを作成し、これを交付する。

 写しの交付については、前項第3号の規定を準用する。

 電磁的記録を複写したものの交付の方法

(ア) 紙等に出力できる電磁的記録を複写したものの交付の請求があったときは、当該電磁的記録をフレキシブルディスクカートリッジ(日本工業規格X6223に適合する幅90ミリメートルのものとする。以下「フロッピーディスク」という。)又は光ディスク(日本工業規格X0606及びX6281に適合する直径120ミリメートルの光ディスクの再生装置で再生することが可能なものとする。以下同じ。)に複写することが、現有の機器等で容易に対応できる場合に行う。

(イ) コンピュータウイルス感染を防止する観点から、請求者が持参する媒体を使用して交付することは認めない。

(ウ) 複写後の記録のファイル形式は原則として当該記録の原本のファイル形式と同じものとするが、変換が現有の機器等で容易に対応できる場合は、請求者の要望に応じることを妨げない。

(エ) 一の請求により複数の行政文書(相当するファイル)を請求された場合は、当該複数のファイルを1枚のフロッピーディスク又は光ディスクに合わせて複写し、交付することができるものとする。

(2) 紙その他これに類するものに印字し、又は印画できない電磁的記録(以下「紙等に出力できない電磁的記録」という。)の場合

 視聴の方法

(ア) 紙等に出力できない電磁的記録については、それぞれの記録媒体に対応した再生機器で視聴に供することとする。

(イ) 一部公開については、一般的に非公開情報が記録されている部分を容易に区分して除くことができるとは認められないため、原則として巻又は枚等を単位として公開又は非公開を決定し、それにより視聴に供する。

 電磁的記録を複写したものの交付の方法

紙等に出力できない電磁的記録の複写したものの交付の請求があったときは、上記アにおいて公開が可能であるものについて、当該電磁的記録を録音カセットテープ(日本工業規格C5568に適合する記録時間120分のものとする。以下同じ。)又はビデオカセットテープ(日本工業規格C5581に適合する記録時間120分のものとする。以下同じ。)に複写することが、現有の機器等で容易に対応できる場合に行う。

(行政文書の公開の実施手続)

第17条 行政文書の公開の実施手続は、次により取り扱う。

(1) 日時及び場所

行政文書の公開は、あらかじめ公開決定の通知書により指定した日時及び場所で実施する。

(2) 事務担当課職員の立会い

行政文書の公開を実施するときは、原則として事務担当課の担当職員が立ち会う。

(3) 公開決定の通知の提示

行政文書の公開を実施する際には、請求者に対して公開決定の通知書の提示を求める。

(4) 公開行政文書の確認

公開決定の通知書に記載された行政文書と請求者が公開を受けようとする行政文書とが一致すること及び公開の方法並びに写しの交付を行う場合は写しの作成箇所等を、請求者に確認する。

(5) 手数料の徴収

手数料の金額及び計算方法を告知し、現金による納入を求めた後、領収証書を交付する。手数料の金額は、一部公開の場合も同額とする。

(6) 行政文書の公開の実施

行政文書の公開は、請求者による手数料の納入後に実施する。

(7) 指定日時以外の行政文書の公開の実施

請求者が、指定の日時に来庁できなかった場合は、請求者と相談の上、別の日時に行政文書の公開を実施することができる。この場合、新たに公開決定の通知書は交付しない。

(8) 閲覧の中止等

行政文書の閲覧又は視聴による実施に当たり、請求者が、公開請求に係る行政文書を改ざんし、汚損し、若しくは破損するおそれがあると認められるときは、口頭で指導を行うものとする。なお、指導に従わないときは、当該行政文書の閲覧又は視聴を停止させ又は中止することができるものとする。

(9) 郵便又は信書便での送付による写しの交付等の請求があった場合の対応

 事務担当課は、電話等により請求者に交付を要する行政文書の範囲等を十分に確認し、写し等の交付に要する手数料の額及びその郵便又は信書便での送付に要する切手代等を算定した上で、手数料等の金額について了承を得る。

 事務担当課は、での確認等をもとに、調定手続を行い、手数料に係る納入通知書兼領収書(三木町会計規則第1号様式)を発行する。

 事務担当課は、決定通知書にの納入通知書兼領収書及び行政文書の写し等の交付に要する手数料等の負担に係る案内文書を同封して通知し、手数料の納付及び切手等の送付を求める。そして、手数料の納付及び切手等の送付を確認した後、速やかに当該行政文書の写し等の送付を行う。

(10) 更なる公開の申出があった場合の対応 ※条例第16条第3項関係

 行政文書の公開を受けた者が、実施機関に対し、更に当該行政文書の公開を受ける旨を申し出る方法は、書面又は口頭によるものとする。

 更なる公開を実施する日程の調整等は、その申出ができる期間が15日とされていることから、原則的に申出のあった日から15日以内で行政文書の公開を受けた者(以下「希望者」という。)と事前に電話等により連絡を取り、希望者の都合のよい日時を指定するよう努める。

 当該日程については、希望者に対して原則として新たに書面の交付は行わず、電話等により通知する。

(手数料の徴収事務)

第18条 手数料は、行政文書の公開を実施した場所において現金徴収する。

2 写しの交付の場合等の手数料は、次の表のとおりとする。

区分

写しの大きさ等

単位

金額

文書、図画及び写真

乾式複写機により写しを作成する場合

A3判以内

片面1枚

10円

A2判

片面1枚

50円

カラー複写機により写しを作成する場合

A3判以内

片面1枚

50円

マイクロフィルムリーダープリンターにより写しを作成する場合

A3判以内

1枚

10円

電磁的記録

録音テープ又は録音ディスク

録音カセットテープ(標準 120分録音用)

1巻

200円

ビデオテープ又はビデオディスク

ビデオカセットテープ(標準 120分録画用)

1巻

300円

フレキシブルディスクカートリッジ

日本工業規格X6223に適合する幅90ミリメートルのもの

1枚

50円

光ディスク

日本工業規格X0606及びX6281に適合する直径120ミリメートルのもの

1枚

200円

その他の電磁的記録

用紙に出力

片面1枚

文書、図画及び写真の例による。

備考 写しを送付する場合は、郵送料を上記の金額に加算する。

3 手数料の算定に当たっての留意事項は、次のとおりである。

(1) 写しを交付する場合

手数料の算定において、用紙の両面に印刷された文書、図画等については、片面を1枚として算定する。

(2) 写しの大きさがA列3番を超える場合

実際の作成に用いた用紙の大きさ及び作成に要した枚数にかかわらず、A列3番の用紙を用いて作成することとした場合に要する枚数に10円(カラー以外)又は50円(カラー)を乗じて得た金額を1枚ごとに加算する。

第6章 審査請求があった場合の取扱い

(審査請求書の受付)

第19条 条例第11条各項の決定又は公開請求に係る不作為について、行政不服審査法(平成26年法律第68号)による審査請求があった場合は、次により取り扱う。

(1) 総務課へ審査請求書が提出又は送付された場合

次条第1号の審査をした上で受理し、直ちに事務担当課へ送付する。

(2) 事務担当課へ審査請求書が提出された場合

次条第1号の審査をした上で総務課へ送付し、総務課で受理したものを受領する。

(審査請求の審査等)

第20条 審査請求の審査等は、次により取り扱う。

(1) 審査請求の形式的審査

 総務課又は事務担当課は、審査請求書を受領後、速やかに記載事項を確認し、当該審査請求が法定の審査請求期間経過後になされたとき、審査請求をすることができない者からなされたものであるときその他明らかに不適法であるときは、町長、総務課長又は事務担当課の長は、当該審査請求を却下する。

 の審査に当たって、形式上の不備があると認められる場合には、必要に応じて補正を求めるものとする。

(2) 審査請求に係る公開決定等又は公開請求に係る不作為の検討

 事務担当課は、審査請求書の受理後、直ちに審査請求に係る公開決定等又は公開請求に係る不作為の検討を行う。

 検討の結果、当該審査請求に係る行政文書の全部を公開することが適当と判断した場合には、町長は裁決又は決定で、審査請求の全部を認容し、当該審査請求に係る行政文書の全部を公開することとし、直ちに審査請求人に裁決書又は決定書の謄本を、総務課にその写しを送付する。ただし、当該公開決定等について反対意見書が提出されている場合には、三木町情報公開審査会へ諮問するものとする。

 請求者が補正に応じない等の理由により公開請求を却下した場合にあっては、当該処分は公開決定等に含まれない。このため、当該処分に対して審査請求がなされても、三木町情報公開審査会への諮問は要しないので、裁決又は決定を行い、直ちに審査請求人に裁決書又は決定書の謄本を、総務課にその写しを送付する。

(第三者から審査請求があった場合の取扱い)

第21条 第三者に関する情報が記録されている行政文書に係る公開決定等に対して、当該第三者から審査請求があったときは、当該審査請求が提起されただけで公開の実施が自動的に停止されるものではない(行政不服審査法第25条第1項)ため、総務課又は事務担当課は、審査請求人に対して執行停止の申立てをする必要があることを説明するとともに、職権による執行停止(行政不服審査法第25条第2項)について検討しなければならない。

(三木町情報公開審査会への諮問等)

第22条 三木町情報公開審査会への諮問等は、次により取り扱う。

(1) 諮問書の作成等

 事務担当課が第2項により審査請求の審査等を行った後、町長は、諮問書(様式第2号)に行政不服審査法第9条第3項において読み替えて適用する同法第29条第2項の弁明書の写しその他必要な資料を添え、三木町情報公開審査会(以下「審査会」という。)へ諮問する。(総務課が起案)

 審査請求のあった公開決定等に係る行政文書に記録されている情報が、審査会の審査に当たり特別の配慮を必要とするものであるときは、事務担当課は、総務課を経由して審査会に対し、その旨を申し出ることができる。

(2) 諮問した旨の通知

町長は、諮問した後、次に掲げる者に情報公開審査会諮問通知書(様式第3号)により、諮問した旨を通知する。(総務課が起案)

 審査請求人及び参加人

 請求者(請求者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)

 当該審査請求に係る公開決定等に反対意見書を提出した第三者(当該第三者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)

(3) 反論書の写しの送付

町長は、行政不服審査法第9条第3項において読み替えて適用する同法第30条第1項の反論書が提出されたときは、審査会にその写しを送付するものとする。

(審査会への対応等)

第23条 審査会への対応等は、次により取り扱う。

(1) 審査会への行政文書の提示(インカメラ審理への対応)

町長は、条例第25条第1項の規定により審査会から審査請求のあった公開決定等に係る行政文書の提示を求められたときは、当該行政文書を審査会に提示するものとする。(事務担当課が対応)ただし、審査会の了承を得たときは、当該行政文書の写しをもって提示することができる。

(2) 審査会への資料の提出等(ヴォーン・インデックスの作成等)

町長は、条例第25条第3項の規定により審査会から審査請求のあった公開決定等に係る行政文書に記録されている情報の内容を審査会の指定する方法により分類し、又は整理した資料の作成・提出を求められた場合、又は条例第25条第4項の規定により審査会から審査請求に係る事件に関し、意見書又は資料の提出等を求められた場合は、事務担当課が総務課と調整の上、これに対応するものとする。

(決定)

第24条 決定は、次により取り扱う。

(1) 審査会の答申があったときは、町長は、その答申を尊重して決定を行わなければならない。この場合、町長は、決定書の謄本の写しを総務課へ送付するものとする。(事務担当課が起案)

(2) 審査請求に対する決定等が、次のいずれかに該当する場合には、条例第19条において準用する条例第15条第3項の規定により、第15条に定める措置に準じた措置等を講ずるものとする。

 公開決定に対する第三者からの審査請求を却下し、又は棄却する決定

 審査請求に係る公開決定等を変更し、当該審査請求に係る行政文書を公開する旨の決定(第三者である参加人が当該行政文書の公開に反対の意思を表示している場合に限る。)

第7章 雑則

(行政文書検索資料の備付け)

第25条 総務課には、次の資料を備える。

(1) 永年保存文書目録

(2) 10年保存文書目録

(3) マイクロフィルム文書目録

(4) 文書分類表

2 事務担当課には、当該事務担当課が作成、取得した行政文書につき、前項の資料を備える。

(実施状況の公表)

第26条 条例第34条による公表事項は、次のとおりとする。

(1) 行政文書公開の請求件数

(2) 行政文書の公開決定、一部公開決定及び非公開決定のそれぞれの件数

(3) 審査請求の件数

(4) 審査請求の処理状況

(5) その他必要な事項

2 公表事項は、総務課において取りまとめる。

3 毎年5月末日までに前年度の実施状況を公表する。

附 則

1 この要領は、平成25年4月1日から施行する。

2 三木町個人情報保護条例(平成17年三木町条例第3号)に定める個人情報の開示についての事務処理は、この要領の例による。

附 則(平成28年4月要領)

この要領は、平成28年4月1日から施行する。

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三木町情報公開事務取扱要領

平成25年4月 要領

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3類 行政通則/第4章 広報・情報
沿革情報
平成25年4月 要領
平成28年4月 要領