ア　第1号に該当する場合

イ　第2号に該当する場合

ア　請求は、持参、郵便若しくは信書便による送付又はファクシミリ装置による送信による請求書の提出により行うことができる。(電話、口頭又は電子メールによる公開請求は、認めない。)

イ　ファクシミリ装置による請求書の送信先は、総務課のファクシミリとする。なお、請求書をファクシミリで送信したい旨の相談があった際には、誤送信をしないよう注意を喚起する。なお、ファクシミリによる請求書の提出に係る事務処理については、持参又は郵送による請求書の提出があった場合と同様に取り扱うこととする。

ウ　請求手続は、原則として本人による請求とするが、代理人による請求も行うことができる。ただし、この場合は、代理関係を明らかにする書面の提出を求めて確認する。

ア　「住所・氏名・電話番号」欄について

(ア)　請求権者であるかどうかの確認等のため、正確に記入してもらうこと。

(イ)　請求権者が法人その他の団体である場合は、担当者の所属、氏名、連絡先電話番号を備考欄に記入してもらうこと。

(ウ)　押印は、必要ない。

(エ)　電話番号については、請求者に確実かつ迅速に連絡可能な番号(自宅、勤務先、携帯電話等)を記入してもらうこと。

イ　「行政文書の名称その他の行政文書を特定するに足りる事項」欄について

ウ　「公開の方法の区分」欄及び「請求者の区分」欄には、該当の「□」に「レ印」を記入してもらうこと。また、条例第5条第2号から同条第5号に該当する場合の請求者にあっては、各欄に必要事項を記入してもらうこと。

ア　公開請求は、原則として1件の行政文書につき1枚の請求書で行う。ただし、同一の事務担当課に同一人から複数の公開請求があった場合は、内容の関連する行政文書について合理的な範囲で1枚の請求書で受け付けることができる。

イ　条例に基づく公開請求の対象とならない文書の請求があった場合等は、第2条第2項各号による。

ウ　請求書を受け付ける段階で公開請求に係る行政文書が著しく大量であることが想定される場合は、請求者に対し、できるだけ、分割請求や抽出請求によるよう協力を要請する。

エ　請求書を受け付けた場合、請求者から求めがあれば、当該請求書の写しを交付するものとする。

ア　条例第11条に規定する公開・非公開の決定(以下「公開決定等」という。)は、請求書が提出された日から起算して15日以内に決定し、その内容を通知すること。事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、この期間を30日を超えない範囲で延長することがあり、この場合は、書面により通知すること。

イ　公開請求に係る行政文書が著しく大量であるため、請求書が提出された日から起算して45日以内にそのすべてについて公開決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがあるときは、当該公開請求に係る行政文書の一部について45日を超えて公開決定等を行うことがあり、その場合は、請求書が提出された日から起算して15日以内に45日を超えて公開決定等を行う旨等を通知すること。

ウ　行政文書の公開を実施する日時及び場所は、行政文書公開決定通知書又は行政文書一部公開決定通知書(以下「公開決定の通知書」という。)により通知すること。

エ　行政文書の公開を実施する際には、手数料を現金で徴収すること。

ア　請求書の必要事項の記載に漏れがある場合(不鮮明な記載又は意味不明な記載を含む。)や行政文書が特定できない場合には、その場で補正を求める。郵便又は信書便での送付による公開請求の場合その他その場で補正することができない場合は、相当の期間を定めて請求者に補正を求めるものとする。

イ　請求者が当該期間内に補正に応じないとき、又は請求者に連絡がつかないときは、請求を却下する。

ア　電子申請以外の場合にあっては、請求書が到達した日をもって、起算日とする。なお、「到達」とは、請求書が役場に物理的に到着し、了知可能な状態に置かれた時点(持参日、配達日又はファクシミリ受信日)であり、受付印の押印など実施機関において受領した旨の意思が表示されることを要しないと解されている。

イ　休日に請求がなされたような場合は、決定期限までの残日数と事務量とを考慮し、必要に応じて、公開決定等の期間延長を検討する必要がある。

ウ　補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、公開決定等の期間に算入しない。

エ　最後の日が休日(三木町の休日を定める条例(平成元年三木町条例第12号)第1条に規定する日をいう。以下同じ。)に当たるときは、民法第142条により、その直後の休日でない日をもって期間が満了することとなる。

ア　公開請求に係る行政文書が他の実施機関が公開決定等をすることにつき正当な理由があるときは、事務担当課は、速やかに、当該他の実施機関と事案の移送についての協議を行う。

イ　公開請求を受けた実施機関が公開請求に係る行政文書を保有していない場合にあっては、仮に、他の実施機関が当該行政文書を保有していたとしても本条は適用されないため、公開請求を受けた事務担当課は、請求者に対し、当該他の実施機関に請求書を提出するよう求める。

ウ　請求者がイの求めに応じないときは、町長は、条例第11条第2項の規定により、公開請求に係る行政文書を実施機関が保有していないことを理由に公開をしない旨の決定を行う。

ア　移送先実施機関と協議が整った場合、町長は、事案を移送する旨の決定をし、当該決定後、移送先実施機関に事案を移送する旨を通知し、当該事案に係る請求書を送付するとともに、当該通知文の写しを総務課に送付する。(事務担当課が起案)

イ　移送した実施機関が移送前にした行為は、移送先実施機関がしたものとみなされるため、公開決定等の起算日は、移送した実施機関に請求書が提出された日となる。

ア　町長は、事案の移送をしたときは、行政文書公開請求事案移送通知書(規則第6号様式)により、遅滞なく請求者に対し通知するとともに、当該通知書の写しを総務課に送付する。(事務担当課が起案)

イ　事案の移送は、法令上の権利、義務を直接変更するものではないため処分には該当しないが、移送をした理由をできるだけ具体的に記入するものとする。

ア　請求書の「行政文書の名称その他の行政文書を特定するに足りる事項」欄に記載された事項をそのまま記入するのではなく、特定した行政文書が明確になるよう記入する。

イ　公開請求に係る行政文書を保有していない場合(文書不存在)は、原則として請求書の「行政文書の名称その他の行政文書を特定するに足りる事項」欄に記載された事項をそのまま記入する。

ア　公開の日時については、公開決定の通知書が請求者に到達する日までの日数を考慮した上で、余裕のある日時を指定する。この場合、請求者と事前に電話等により連絡を取り、請求者の都合のよい日時を指定するよう努める。

イ　公開の場所については、原則として、事務担当課が指定する。ただし、特別の理由がある場合は、総務課が指定することができる。この場合はにおいて、総務課は事前に事務担当課と十分に連絡を取ること。

ア　「公開しない理由」欄にあっては、公開しない部分ごとに、条例第7条の何号に該当するのか、また、当該規定を適用する理由をできるだけ具体的に記入する。なお、複数の非公開事例に該当するときは、該当する条項ごとにその理由を記入する。

イ　文書の不存在を理由として非公開決定を行う場合は、請求者が公開を求めている行政文書が実施機関に存在しない理由を記入する。

ア　請求のあった行政文書に、第三者に関する情報が記録されている場合において、町長は、慎重かつ公正な公開・非公開決定をするために、必要があると認めるときは、当該第三者から意見を聴くものとする。

イ　当該第三者に関する情報が、条例第7条各号のいずれかに該当すること又はいずれにも該当しないことが客観的に明らかである場合は、意見を聴かないことができる。

ア　第三者に関する情報であって、当該情報が第7条第1号イ又は同条第2号ただし書に規定する情報に該当するとして公開しようとする場合

イ　第三者に関する情報であって条例第9条の規定により公開しようとする場合

ア　全部公開の場合

(ア)　文書、図画又は写真(以下「文書等」という。)については、原則としてこれらの原本を閲覧に供する。

(イ)　行政文書の管理のため必要があるときその他相当の理由により、原本を閲覧に供することができないときは、原本を電子複写機で複写し、当該複写物を閲覧に供する。

(ウ)　マイクロフィルムについては、マイクロフィルムをプリンターで複写した物を閲覧に供する。

イ　一部公開の場合

(ア)　非公開とする部分だけを取り外せるときは、当該非公開とする部分を取りはずして公開できる部分だけを閲覧に供する。

(イ)　非公開とする部分だけを取り外すことができないときは、原則として、全体を複写した上で非公開とする部分をマジック等により黒く塗りつぶし、それを更に複写した物を閲覧に供する。

ウ　行政文書のデジタルカメラ等での撮影等について

(ア)　請求人が、デジタルカメラやハンディーコピー等を持参し、当該機器での行政文書の撮影又は複写を求めた場合は、著作権法(昭和45年法律第48号)上の複製権を侵害するなどの支障がある場合を除き、閲覧行為の一環として当該撮影又は複写を認めることとする。

(イ)　当該機器の使用により、行政文書が汚損又は破損するおそれがある場合や他の業務に支障が生じる場合は認めないこととする。

(ウ)　当該機器の使用に必要な電源等は、請求者個人の負担で確保することを条件とする。

ア　文書等については、電子複写機により当該文書等の写しを作成し、これを交付する。

イ　マイクロフィルムについては、プリンターで複写した物を電子複写機により複写して交付する。

ウ　一部公開の場合は、閲覧の一部公開の場合と同様の方法で、公開できる部分だけの写しを作成し、これを交付する。

ア　写しの作成には、行政文書の大きさが日本工業規格A列3番までの場合には原則として行政文書と同じ大きさの用紙(A列3番、A列4番、B列4番又はB列5番のいずれかの用紙に限る。)を用いる。

イ　行政文書の大きさがA列3番を超える場合には、行政文書と同じ大きさの用紙を用いて写しを作成し、又は適当な大きさの用紙を用いてはり合わせて写しを作成するものとする。

ウ　ア及びイの場合において、複写する際の片面、両面の取扱いは、原則として原本と同様になるように行い、拡大、縮小及び編集を行わないものとするが、冊子等の見開きになった2頁分を1枚に複写することは妨げない。

エ　カラーによる写しの交付については、請求者からカラーによる写しの交付の申出があった場合に限り、行うものとする。

オ　写しの交付部数は、請求1件につき1部とする。

ア　閲覧の方法

(ア)　紙等に出力できる電磁的記録については、紙に打ち出されたものを閲覧に供する。ただし、画面のハードコピー(画面に表示されている状態をそのまま印刷する機能を用いて出力したものをいう。以下同じ。)による閲覧は行わない。

(イ)　一部公開及び行政文書のデジタルカメラ等での撮影等については、前項第1号イ及びウの規定を準用する。

イ　写しの交付の方法

(ア)　紙等に出力できる電磁的記録については、紙に打ち出されたものについて電子複写機により当該文書等の写しを作成し、これを交付する。ただし、画面のハードコピーによる写しの交付は行わない。

(イ)　一部公開の場合は、閲覧の一部公開の場合と同様の方法で、公開できる部分だけの写しを作成し、これを交付する。

ウ　写しの交付については、前項第3号の規定を準用する。

エ　電磁的記録を複写したものの交付の方法

(ア)　紙等に出力できる電磁的記録を複写したものの交付の請求があったときは、当該電磁的記録をフレキシブルディスクカートリッジ(日本工業規格X6223に適合する幅90ミリメートルのものとする。以下「フロッピーディスク」という。)又は光ディスク(日本工業規格X0606及びX6281に適合する直径120ミリメートルの光ディスクの再生装置で再生することが可能なものとする。以下同じ。)に複写することが、現有の機器等で容易に対応できる場合に行う。

(イ)　コンピュータウイルス感染を防止する観点から、請求者が持参する媒体を使用して交付することは認めない。

(ウ)　複写後の記録のファイル形式は原則として当該記録の原本のファイル形式と同じものとするが、変換が現有の機器等で容易に対応できる場合は、請求者の要望に応じることを妨げない。

(エ)　一の請求により複数の行政文書(相当するファイル)を請求された場合は、当該複数のファイルを1枚のフロッピーディスク又は光ディスクに合わせて複写し、交付することができるものとする。

ア　視聴の方法

(ア)　紙等に出力できない電磁的記録については、それぞれの記録媒体に対応した再生機器で視聴に供することとする。

(イ)　一部公開については、一般的に非公開情報が記録されている部分を容易に区分して除くことができるとは認められないため、原則として巻又は枚等を単位として公開又は非公開を決定し、それにより視聴に供する。

イ　電磁的記録を複写したものの交付の方法

ア　事務担当課は、電話等により請求者に交付を要する行政文書の範囲等を十分に確認し、写し等の交付に要する手数料の額及びその郵便又は信書便での送付に要する切手代等を算定した上で、手数料等の金額について了承を得る。

イ　事務担当課は、アでの確認等をもとに、調定手続を行い、手数料に係る納入通知書兼領収書(三木町会計規則第1号様式)を発行する。

ウ　事務担当課は、決定通知書にイの納入通知書兼領収書及び行政文書の写し等の交付に要する手数料等の負担に係る案内文書を同封して通知し、手数料の納付及び切手等の送付を求める。そして、手数料の納付及び切手等の送付を確認した後、速やかに当該行政文書の写し等の送付を行う。

ア　行政文書の公開を受けた者が、実施機関に対し、更に当該行政文書の公開を受ける旨を申し出る方法は、書面又は口頭によるものとする。

イ　更なる公開を実施する日程の調整等は、その申出ができる期間が15日とされていることから、原則的に申出のあった日から15日以内で行政文書の公開を受けた者(以下「希望者」という。)と事前に電話等により連絡を取り、希望者の都合のよい日時を指定するよう努める。

ウ　当該日程については、希望者に対して原則として新たに書面の交付は行わず、電話等により通知する。

ア　総務課又は事務担当課は、審査請求書を受領後、速やかに記載事項を確認し、当該審査請求が法定の審査請求期間経過後になされたとき、審査請求をすることができない者からなされたものであるときその他明らかに不適法であるときは、町長、総務課長又は事務担当課の長は、当該審査請求を却下する。

イ　アの審査に当たって、形式上の不備があると認められる場合には、必要に応じて補正を求めるものとする。

ア　事務担当課は、審査請求書の受理後、直ちに審査請求に係る公開決定等又は公開請求に係る不作為の検討を行う。

イ　検討の結果、当該審査請求に係る行政文書の全部を公開することが適当と判断した場合には、町長は裁決又は決定で、審査請求の全部を認容し、当該審査請求に係る行政文書の全部を公開することとし、直ちに審査請求人に裁決書又は決定書の謄本を、総務課にその写しを送付する。ただし、当該公開決定等について反対意見書が提出されている場合には、三木町情報公開・個人情報保護審査会条例(令和5年三木町条例第2号。以下「審査会条例」という。)第1条に規定する三木町情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)へ諮問するものとする。

ウ　請求者が補正に応じない等の理由により公開請求を却下した場合にあっては、当該処分は公開決定等に含まれない。このため、当該処分に対して審査請求がなされても、審査会への諮問は要しないので、裁決又は決定を行い、直ちに審査請求人に裁決書又は決定書の謄本を、総務課にその写しを送付する。

ア　事務担当課が第2項により審査請求の審査等を行った後、町長は、諮問書(様式第2号)に行政不服審査法第9条第3項において読み替えて適用する同法第29条第2項の弁明書の写しその他必要な資料を添え、審査会へ諮問する。(総務課が起案)

イ　審査請求のあった公開決定等に係る行政文書に記録されている情報が、審査会の審査に当たり特別の配慮を必要とするものであるときは、事務担当課は、総務課を経由して審査会に対し、その旨を申し出ることができる。

ア　審査請求人及び参加人

イ　請求者(請求者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)

ウ　当該審査請求に係る公開決定等に反対意見書を提出した第三者(当該第三者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)

ア　公開決定に対する第三者からの審査請求を却下し、又は棄却する決定

イ　審査請求に係る公開決定等を変更し、当該審査請求に係る行政文書を公開する旨の決定(第三者である参加人が当該行政文書の公開に反対の意思を表示している場合に限る。)